Screen Shot 2018-10-10 at 1.14.22 PM.png

A szervezeti ombuds szervezeti egységtől független és pártatlan személy, akinek elsődleges funkciója a szervezeten belüli aggályok, dekonstruktív elemek és problémák felszínre hozása a szervezeti folyamatok folyamatos átvizsgálása teljes titoktartása és informális keretek között, továbbá segít átbeszélni a szervezeti folyamatokat a felmerülő problémákat feltárni és a szervezet tagjai által megfogalmazott aggodalmak tisztességes és méltányos megoldását megtalálni.

Főbb ismérvei

 Alternatív informális csatorna biztosítása a szervezet részére, amely tájékoztatást nyújt a döntéshozóknak a szervezeti folyamatokról, a szervezeti morálról és az általános légkörről. Ez az informális csatorna jelzi a visszaéléseket a nem megfelelő kommunikációs, viselkedési stílusokat, és az etikátlan magatartását. 

 Biztonságos hely a munkavállalók számára. A munkavállalóknak egy biztonságos környezet biztosítása ahol elmondhatják és megoszthatják az aggályaikat, ahol ötletek születhetnek az aggodalmaik és kérdéseik kezelésére, anélkül, hogy formális csatornára lépnék, és hivatalos vizsgálatokat kezdeményeznének. Az ombudsman az alkalmazottakat arra ösztönzi, hogy segítsenek navigálni az olyan problémák megoldásában, amelyeket általában nem vettek figyelembe.

 Csökkenti a költségeket a viták rendezésévela formális folyamatok előtt, beleértve a pereket. Az ombudsman fő feladata a szervezetben kialakult feszültségek  és kialakult konfliktusok rendezése, ami által és aminek köszönhetően csökkenti a felsővezetők terhét. Egy 2017-es felmérés szerint a felsővezetők munkaidejük minimum 15 %-t a munkahelyi konfliktuskezeléssel töltik.

Korai jelzőrendszer:Az ombudsman program korai trendelemzéssel foglalkozik, meghatározza a potenciális új tendenciákat és feltárja a szervezetben előforduló érzékeny kérdéseket. Az ombudsman program ösztönzi az alkalmazottakat, hogy  számukra biztonságos és védett helyen felszólalhassanak a pénzügyi, etikai vagy illegális problémákkal kapcsolatosan minden megtorlástól való félelem nélkül. Az összegyűjtött mintákat és tendenciákat az ombudsman névtelenül megosztja a felső vezetéssel és/vagy a humán erőforrással annak érdekében hogy a hivatalos csatornák képesek legyenek proaktívan és diszkréten kivizsgálni a kérdést, mielőtt rosszabbodna a helyzet és/vagy jelentős negatív hatásként jelenne meg a vállalat hírnevére.

A munkatársak elköteleződésének és termelékenységének és megőrzése.A szervezeti ombuds megléte egy pozitív üzenet a munkavállalók részére, miszerint az ő véleményük is fontos és számít a cég számára. Ombuds programmal rendelkező alkalmazottak arról számoltak be hogy elhagyták volna a vállalatot, ha nem lett volna ez a biztonságos alternatív csatorna ami segített nekik egy kellemtelen problémás helyzetet megoldani. A munkavállalók megfelelő légköre és a morális bánásmódja növeli a lojalitást és a termelékenységet is. 

Biztonságos hely a munkahelyi konfliktusok amely ösztönzi a munkavállalók bevonását is. A változó demográfiai tendenciák és a munkaerőhiány miatt a munkaerő-demográfiai összetételei is megváltoznak, ami kulturális és személyes munkahelyi konfliktusokat eredményezhetnek. Az ombuds-program által kínált konfliktuskezelési, vezetői és a szervezet által igényelt tréningek segítik és támogatják ezek konfliktusok kezelését.

Az ombudsman programok pozitív hatásai a szervezetre, az alkalmazottak kérdéseire és az egységes vállalati kultúra és etika betartására. Az ombuds program biztonságos helyet biztosít a munkavállalók számára a szervezet visszajelzéseinek megosztásához és a vállalati kultúra és értékek valóságos létezésének a munkahelyen.